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UrlaubszeitDie Vertretung gut regeln

Anja Schreiber, vom 21.07.2012 11:45 Uhr
Ein Souvenir erinnert im Büro an schöne Urlaubs- erlebnisse. Statt mit einfachen Magneten Notizen und anderes an die Wand zu pinnen, erfüllen Mitbringsel aus aller Herren Länder diese Funktion. Foto: Red
Ein Souvenir erinnert im Büro an schöne Urlaubs- erlebnisse. Statt mit einfachen Magneten Notizen und anderes an die Wand zu pinnen, erfüllen Mitbringsel aus aller Herren Länder diese Funktion.Foto: Red

Stuttgart - „Damit der Urlaub der Kollegen für die Vertreter nicht in Stress ausartet, sollten Sie vorher alle wichtigen Themen klären”, sagt die Stuttgarter Business-Beraterin Sonja Kämpfer. Dazu gehören Informationen darüber, welche Arbeiten der Stellvertreter unbedingt erledigen muss und welche er getrost liegen lassen kann. Am besten stellt der Urlauber eine schriftliche Checkliste mit allen relevanten Fakten zusammen.

Dazu gehören Ansprechpartner, aber auch Termine und Hinweise, wo welche Geschäftsunterlagen zu finden sind. „Die Ausführlichkeit dieser Liste hängt natürlich auch davon ab, wie gut sich der Vertreter im Arbeitsbereich des Urlaubers auskennt. Sind ihm die Themen fremd, muss der Urlauber ihm selbstverständlich mehr Informationen geben.” Maike Schmidt - Coach und Beraterin aus Rottenburg am Neckar - empfiehlt, im Vorfeld der Vertretungszeit unbedingt noch ein weiteres Thema zu klären: „Stimmen Sie ab, welche Entscheidungen der Vertreter selbst treffen soll und welche bis zur Rückkehr des Urlaubers warten können.” Da in vielen Fällen Entscheidungen nicht revidierbar sind, sollten sich Vertretungen zu keinen Entscheidungen drängen lassen. Auch hier gilt: Je besser die Abstimmung im Vorhinein war, desto weniger Fragen tauchen während der Abwesenheit des zuständigen Kollegen auf. Um das Risiko zu verringern, dass es während der Urlaubszeit zu Unklarheiten kommt, rät Kämpfer dem Vertreter oder der Vertreterin: „Lesen Sie die Checkliste rechtzeitig und in aller Ruhe durch. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kollege noch erreichbar ist, damit Sie so die Gelegenheit haben, alle Fragen ansprechen zu können.” Deshalb sollten sich die betreffenden Mitarbeiter ein oder zwei Tage vor dem Urlaub eine halbe Stunde Zeit für das Gespräch nehmen.

Was will ich in der Sommerzeit erreichen?

„Für den Fall, dass doch etwas Unvorhergesehenes passiert, ist es wichtig, vorher zu klären, wann und unter welchen Umständen der Urlauber erreichbar ist”, ergänzt Kämpfer. Gerade wenn zwei unterschiedliche Persönlichkeitstypen füreinander die Vertretung übernehmen, ist eine gute Absprache besonders wichtig. „Treffen zwei sehr strukturierte Arbeitnehmer aufeinander, verstehen sie sich meistens ohne viele Worte. Anders ist es, wenn ein sehr strukturierter Kollege einen chaotisch-kreativen Menschen vertreten soll. Dann ist ein ausführliches Gespräch unbedingt notwendig, um wirklich alle anstehenden Fragen zu klären”, so Schmidt. Wer so seine Vertretungsaufgaben optimal vorbereitet hat, sollte nicht vergessen, auch für sich die Sommerferien zu nutzen. Schließlich sind nicht nur die Kollegen im Urlaub, sondern auch viele Geschäftspartner und Kunden. So wird wahrscheinlich das Telefon seltener klingeln und die Zahl der E-Mails und Termine sinken. „Nutzen Sie diese Chance, indem Sie sich zum Beispiel mal wieder einen Überblick verschaffen oder in aller Ruhe Unterlagen sortieren und aufräumen”, so Kämpfer. Sie empfiehlt, in dieser Zeit auch über grundsätzliche Themen zu reflektieren. Dabei können verschiedene Fragen helfen: Wo stehe ich jetzt? Was habe ich mir für das Jahr vorgenommen? Was konnte ich bisher umsetzen? Was will ich in der Sommerzeit erreichen?

Die Belohnung sollte dabei zum Schwierigkeitsgrad passen

Je konkreter die Ziele sind, desto leichter lassen sie sich auch umsetzen. Maike Schmidt hat einen Rat für alle, die in der Urlaubszeit etwas Neues ausprobieren wollen: „Oft erledigen Mitarbeiter zuerst die Arbeiten, die dringend sind. Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben bleiben meist auf der Strecke.” Die Ferienzeit biete die Möglichkeit, diese Priorisierung zu verändern und sich darin zu üben, wichtigen Themen gegenüber dringenden Themen generell den Vorrang zu geben. Wer sich in der Sommerzeit Ziele setzt und diese Schritt für Schritt verwirklicht, sollte sich belohnen. „Am besten machen Sie sich eine Liste mit den Schritten, die zu Ihrem Ziel führen. Überlegen Sie sich gleichzeitig, was Sie sich nach deren Erledigung gönnen wollen”, erklärt Schmidt. Die Belohnung sollte dabei zum Schwierigkeitsgrad passen: Für eine einstündige Aufräumaktion könnte es zum Beispiel ein kleines Eis geben. Ein Abendessen beim Lieblingsitaliener ist sicherlich eine adäquate Prämie für die Beendigung eines liegen gebliebenen Projektes. „In jedem Fall sollten Sie sich zeitnah belohnen.” Es könnten auch immaterielle Belohnungen sein wie zum Beispiel, sich Zeit fürs Lesen zu nehmen. Der Sommer lässt sich aber auch noch auf ganz andere Weise nutzen: „Pflegen Sie in diesen Wochen ganz bewusst die Beziehungen zu Ihren Kollegen”, so der Stuttgarter Werner Schienle, Gründer und Geschäftsführer von CCC Creative Communication Consult. Gerade wenn wenige Mitarbeiter im Betrieb sind, schafft das die Möglichkeit, neue Kontakte zu knüpfen.

So haben Mitarbeiter zum Beispiel die Gelegenheit, mit Betriebsangehörigen in anderen Abteilungen ins Gespräch zu kommen. Der Mediator und Konfliktmanagement-Experte Schienle empfiehlt: „Gerade in der heißen Zeit werden sich Ihre Kollegen zum Beispiel über ein Eis oder eine eiskalte Cola freuen. Also nutzen Sie die Chance! Denn so zahlen Sie etwas auf das Beziehungskonto ein.” Das hilft in Stress- und Konfliktsituationen, denn viele unterstützen gerne einen freundlichen Kollegen, wenn er Hilfe braucht.

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