Tipps für die Geschäftsreise Reiserichtlinien der Arbeitgeber

Geschäftsreisen sind ein wichtiger Faktor im Berufsleben. Sie sind notwendig, um Verträge abzuschließen oder Kundenkontakte zu pflegen. Sie stellen aber auch einen großen Kostenfaktor für Unternehmen dar. Deshalb können reisende Mitarbeiter nicht nach Lust und Laune Flüge oder Hotel­zimmer buchen oder einfach Bonusmeilen sammeln. Vielmehr ist es sinnvoll, sich gut zu informieren und an die Regeln zu halten.

Reiserichtlinien variieren von Unternehmen zu Unternehmen

'Wer Berufseinsteiger ist oder zum ersten Mal für eine bestimmte Firma verreist, sollte sich mit der Reiserichtlinie des Arbeitgebers vertraut machen', sagt René Zymni, Vice President Commercial Central Europe des auf Dienstreisen spezialisierten Unternehmens BCD Travel. Diese Richtlinie regelt die Planung, Abwicklung und Erstattung von Reiseleistungen. Dazu gehören Reisegenehmigungsverfahren, Vorgaben über zu nutzende Fluggesellschaften oder ein Höchstbetrag für die Hotelübernachtung. 'Wie weit der Spielraum ist, kann je nach Unternehmenspolitik und der Größe des Arbeitgebers variieren', so Zymni. 'Soweit es die Richtlinien zulassen, können Beschäftigte zum Beispiel Einfluss auf die Wahl des Hotels nehmen.' Das sei nicht überall möglich. Denn Großunternehmen versuchten über präzise Regelungen die Buchung bestimmter Hotels zu forcieren und so Kosten zu sparen. 'Welche Beschäftigten die Businessclass für welche Strecken buchen dürfen, kann sehr voneinander abweichen. Manche Unternehmen handhaben dies flexibel, andere haben striktere Vorschriften', berichtet Zymni.

Dirk Gerdom, Präsident des Verbandes Deutsches Reisemanagement, empfiehlt bei Unklarheiten, sich an den zuständigen Mitarbeiter oder die zuständige Abteilung der Firma zu wenden. Auch die betreuenden Reisebüros seien gute Ansprechpartner. 'Am besten erkundigen sich Reisende im Vorfeld. Denn wer sich nicht an die Regeln hält, kann Probleme bei der Erstattung bekommen', betont Gerdom. Sich an die Richtlinie eines Unternehmens zu halten, ist in der Praxis oft unkompliziert. Das weiß Oliver Wihofszki aus eigener Erfahrung. Der 46-Jährige arbeitet in der Kommunikationsabteilung der Daimler AG: 'Wir haben ein Online-Buchungssystem. Das System berücksichtigt die Reiserichtlinien automatisch.' Für Wihofszki sind Dienstreisen Alltag. Er verschwendet nicht viel Zeit für ihre Planung und die Kostenerstattung. 'Unser Travel-Service-Center unterstützt bei der Reise, sowohl bei der Buchung als auch bei der Abrechnung der Reisekosten. Das ist alles ganz unkompliziert.' Das Geld, das er dabei für Taxis, öffentliche Verkehrsmittel oder Hotels auslegt, ist nach kurzer Zeit auf seinem Konto.

Vor Antritt der Geschäftsreise sollte man sich immer informieren

Auch auf Geschäftsreisen erworbene Meilen oder Bonuspunkte unterliegen den Reiserichtlinien. 'Der Bonus, den ein Mitarbeiter auf einem Businesstrip erwirbt, gehört grundsätzlich nicht ihm, sondern dem Unternehmen, für das er unterwegs ist', so Gerdom. Er rät, sich ebenfalls über das Thema Bonusprogramme vorab zu erkundigen. Wihofszki empfiehlt Beschäftigten, sich vor jeder Geschäftsreise auch über die Kultur des Ziellandes zu informieren. 'Das vereinfacht die Zusammenarbeit.' Daimler stellt seinen Mitarbeitern Daten und Fakten zum Zielland zur Verfügung und ermöglicht so eine gute Vorbereitung. Wihofszki: 'Daimler bietet auch eine Gesundheitsberatung an, die über eventuell notwendige Impfungen informiert. Diese nimmt auf Wunsch der zuständige Werksarzt vor.' Nicht nur Firmen, auch Dienstleister wie BCD Travel stellen Reisenden umfangreiche Informationen zur Verfügung. 'Neue Kunden erhalten von uns Starter-Kits. Wir bieten einen 24-Stunden-Notfall-Service und ein FAQ-Dokument zur Beantwortung der am häufigsten gestellten Fragen an.' Außerdem kann man bei BCD Travel zum Beispiel aktuelle Branchen-News, Tipps für bestimmte Länder und Reisewarnungen abonnieren.

Unterwegs sind Apps auf dem Smartphone oder Tablet eine gute Möglichkeit, um auf dem Laufenden zu bleiben. 'Mit solchen Apps kann man Reisepläne und Reiserouten ansehen. Der Nutzer bekommt zudem eine Nachricht, wenn ein Flug verspätet ist oder sich ein Gate geändert hat.' Wer dienstlich verreist, für den übernimmt sein Arbeitgeber die Fürsorgepflicht. Dessen sollte sich der Mitarbeiter bewusst sein und nicht zu große Risiken eingehen. 'Reisende, die privat gerne das Abenteuer suchen, sollten während eines Businesstrips zum Beispiel auf Extremsport in der Freizeit verzichten', betont Gerdom. 'An einem Imbissstand in Südostasien zu essen, ist ebenfalls keine gute Idee. Denn das Erkrankungsrisiko für Europäer ist relativ hoch.' Egal, ob ein Diebstahl oder ein Unfall passiert ist: Gerdom rät, immer den Kontakt zum Arbeitgeber zu suchen. Für alle Anfänger unter Geschäftsreisenden hat Gerdom noch Tipps parat: 'Wer bisher noch nicht oft im Ausland war, sollte unbedingt darauf achten, dass er einen gültigen Reisepass hat.' Andere Fallstricke können zum Beispiel Check-in-Zeiten oder die Handgepäcksgröße sein. Wer zum ersten Mal dienstlich verreist, tut gut daran, auch auf solche Details zu achten.

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