Urbach

Urbacher Rathaus jetzt auch per Video erreichbar - so funktioniert's

Rathausurbach
Im Urbacher Rathaus wird auf höchstens 19 Grad geheizt. © Gaby Schneider

Dass Deutschland bei der Digitalisierung hinterherhinkt, das ist kein Geheimnis. Spürbar ist das nicht nur beim schleichenden Breitband-Ausbau oder wenn Daten zur Corona-Kontaktverfolgung von den Gesundheitsämtern per Fax vermittelt werden, sondern auch in den Verwaltungen im Land. Wer etwas im Rathaus zu erledigen hat, der muss im Normalfall persönlich zu dessen Öffnungszeiten erscheinen. In Urbach soll sich das jetzt - zumindest teilweise und zeitlich begrenzt - ändern.

Ab dem 1. Juli werden unter anderem die Beratung zur Anmeldung von Eheschließungen und die Beratung bei der Kindergartenanmeldung digital angeboten. Das Bauamt wird Auskünfte an Architekten und Bauherren über ein Videokonferenz-Tool erteilen, und die Wahlhelferschulung für die anstehende Bundestagswahl soll online stattfinden. Weitere Themen könnten in den nächsten Monaten aufgenommen und umgesetzt werden. Die digitalen Angebote stellen eine Alternative zum persönlichen Kontakt dar und sollen diesen nicht ersetzen.

Urbach ist Vorreiter beim neuen digitalen Angebot

Um das neue Angebot möglich zu machen, nimmt die Gemeinde an einem Pilotprojekt der NetzeBW teil, an dem sich auch schon Winterbach beteiligt hat. Ein Konferenzprogramm des Anbieters soll dafür sorgen, dass nicht alle Rathaus-Termine in Präsenz wahrgenommen werden müssen. Zur Verfügung gestellt wird es der Kommune nach Auskunft der NetzeBW bis Ende September. Im Gegenzug melden die Rathaus-Mitarbeiter, wie gut das Programm funktioniert und wo noch nachgebessert werden sollte.

„Corona hat es uns gelehrt, wir müssen Alternativen schaffen“, sagte Katharina Hebert, bei der Urbacher Verwaltung im Bereich IT beschäftigt, zu dem neuen Projekt, als sie es im Gemeinderat vorstellte. Das Programm der NetzeBW habe den großen Vorteil, dass Dateien und Dokumente untereinander ausgetauscht und miteinander bearbeitet werden können – und das ganz datenschutzkonform.

Alles läuft datenschutzkonform ab

Mit anderen Produkten, so Hebert, werde es mit dem Datenschutz „oft kritisch und eng“. Das Tool, das in Urbach zum Einsatz kommt, stammt von einer Schweizer Firma, die es in Zusammenarbeit mit und im Auftrag von der NetzeBW entwickelt hat. Bald sollen die Server laut Hebert in Deutschland stehen, die Kommunikation sei komplett Ende zu Ende verschlüsselt. Von der vereinfachten Videokommunikation soll nicht nur die Bürgerschaft profitieren, sondern auch die Rathaus-Mitarbeiter bei ihren eigenen Videokonferenzen.

„Der Kollege Müller aus Winterbach hat positiv über das Projekt berichtet“, sagte Martina Fehrlen. Das sei einer der Hauptgründe gewesen, dass auch Urbach in die Pilotphase des neuen Programms eingestiegen sei. Winterbach hatte sich schon früher im Jahr an dem Projekt beteiligt.

Digitale Unterschrift noch nicht möglich

Zur kompletten Digitalisierung fehle aber, so Fehrlen, noch die digitale Unterschrift. Ausweise können zum Beispiel nicht digital ausgestellt werden. „So weit ist Deutschland leider noch nicht“, bedauert Martina Fehrlen. Mit dem Pilotprojekt teste die Kommune nun einen „Teilschritt“ auf dem Weg zur Digitalisierung.

„Es geht zum einen darum, bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Ängste abzubauen und sie zu schulen, und zum anderen darum, zu testen, inwieweit die Bürgerschaft das annimmt.“ Zudem ermögliche es das Programm, dass Mitarbeiter auch weiterhin im Home-Office arbeiten können.

Home-Office soll beibehalten werden

„Man muss nicht immer alle vor Ort haben, aber dann muss man eine virtuelle Lösung finden“, so Martina Fehrlen, für die das Thema Home-Office in der Verwaltung auch nach der Corona-Pandemie nicht vorbei ist. „Wir sehen dadurch eine große Verbesserung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.“

Vielleicht, so Ursula Jud, Fraktionsvorsitzende der Freien Wähler im Gemeinderat, könne das Projekt in Urbach als Impuls für andere Gemeinden dienen. „Es wird sich herausstellen, in welchen Bereichen es gut läuft und in welchen nicht“, sagte sie über das Projekt, das sie grundsätzlich begrüßte. „Ich bitte darum, darüber mit kritischem Blick zu wachen und rechtzeitig zu sagen, es braucht mehr Zeit, als es einspart, oder die Überlastung ist zu hoch.“ Sie kritisierte zudem die kurze Laufzeit des Projekts. „Ich hoffe, dass die Bürger diesen Service auch annehmen.“

Thomas Mihalek: „Es ist Zeit, dass da mal etwas passiert“

„Das ist eins von meinen Lieblingsthemen“, meldete sich außerdem FW-Rat Thomas Mihalek zu Wort. „Wenn man aus der freien Wirtschaft kommt, verzweifelt man, wenn man sieht, wie es in der Verwaltung läuft. Es ist Zeit, dass da mal etwas passiert.“

„Ich finde das total gut, dass wir da mitmachen“, sagte Siegrun Burkhard, SPD-Fraktionsvorsitzende, fand aber ebenso den Zeitraum, auf den das Pilotprojekt angelegt ist, zu kurz. So ging es auch CDU-Rat Detlef Holzwarth, der das Projekt ansonsten aber begrüßte.

„Ich denke, es geht um das Lernen mit digitalen Medien oder Programmen ganz grundsätzlich“, fand der Grünen-Fraktionsvorsitzende Burkhard Nagel. „Wir freuen uns auch, dass wir uns beteiligen.“ Er schlug vor, Bürgerinnen und Bürger aktiv dazu aufzufordern, das neue Angebot wahrzunehmen.

Urbach ganz vorne mit dabei

Urbach ist eine der ersten Gemeinden im Land, die ein solches Projekt umsetzen. „Urbach, Winterbach und Kernen und demnächst Süßen sind aktuell unsere einzigen diesbezüglichen Pilotprojekte“, sagte Stefan Kurock, bei der NetzeBW für das Projekt verantwortlich. Ähnliche Projekte seien ihm nicht bekannt.

„Wir werden Urbach voraussichtlich eine Möglichkeit zur Verlängerung anbieten können, vorausgesetzt, die Regelungen sind ,Compliance-konform'“, sagte er zudem auf die Frage nach der kurzen Laufzeit des Projekts. In Winterbach habe sich gezeigt, dass das neue Serviceangebot der Gemeinde durch die Bürgerschaft noch zögerlich genutzt werde. „Nicht jeder Ämtergang lässt sich aktuell vollständig ersetzen, aber je nach Anwendungsfall kann auf beiden Seiten Zeit eingespart werden.“ Zu den Kosten, die für das Programm einmal anfallen werden, konnte die NetzeBW noch keine Auskunft geben.

Was brauchen die Bürgerinnen und Bürger?

An technischen Voraussetzungen müssen die Bürgerinnen und Bürger, um das Angebot nutzen zu können, ein internetfähiges Endgerät (PC, Laptop, Smartphone oder Tablet) mit einer stabilen Internetverbindung und einem aktuellen Webbrowser mitbringen. Eine Kamera und ein Mikrofon wären natürlich sinnvoll und vereinfachen die Kommunikation, aber aufgrund der vorhandenen Chatfunktion sind sie laut Katharina Hebert nicht zwingend erforderlich. Die Termine für die Online-Konferenzen können vorab telefonisch vereinbart werden.

Dass Deutschland bei der Digitalisierung hinterherhinkt, das ist kein Geheimnis. Spürbar ist das nicht nur beim schleichenden Breitband-Ausbau oder wenn Daten zur Corona-Kontaktverfolgung von den Gesundheitsämtern per Fax vermittelt werden, sondern auch in den Verwaltungen im Land. Wer etwas im Rathaus zu erledigen hat, der muss im Normalfall persönlich zu dessen Öffnungszeiten erscheinen. In Urbach soll sich das jetzt - zumindest teilweise und zeitlich begrenzt - ändern.

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