Urbach

Virtuelles Rathaus: Urbach und Winterbach ziehen als erste Testgemeinden Fazit

Video-sprechstunde
Der Winterbacher Bürgermeister Sven Müller im Videochat auf dem Bildschirm zu Beginn der Pilotphase. © Benjamin Büttner

Den Personalausweis oder Reisepass beantragen, Kindergartenplätze für die Kleinen organisieren oder einen neuen Wohnort anmelden – es gibt viele Gründe, warum Menschen im Laufe ihres Lebens ins Rathaus müssen. Oft kollidieren die Öffnungszeiten dabei mit den eigenen Arbeitszeiten oder dem hektischen Alltag, aber das persönliche Erscheinen im Rathaus war für die meisten Erledigungen trotzdem verpflichtend. Das könnte sich in Zukunft ändern – allerdings dauert es bis dahin wohl noch eine Weile.

Urbach, Winterbach und Kernen waren als erste Gemeinden bei einem Pilotprojekt der Netze BW dabei. Mit deren Produkt konnten sich Rathaus-Mitarbeiter nicht nur untereinander oder mit anderen Ämtern besprechen, sondern auch Bürgerinnen und Bürgern eine Beratung per Videochat am PC, Tablet oder Smartphone anbieten.

Die Gemeinde Kernen stieg aus dem Projekt laut Stefan Kurock, bei der Netze BW für das Produkt zuständig, aufgrund eigener IT-Herausforderungen wieder aus, Urbach und Winterbach machten bei der Pilotphase von etwa einem Dreivierteljahr aber bis zum Ende mit.

Keine Videochats in Urbach

„Unser Fazit ist, dass das ein sehr gutes Produkt ist, das seiner Zeit voraus ist“, sagt die Urbacher Bürgermeisterin Martina Fehrlen im Gespräch. Die Gemeinde habe leider das Problem gehabt, dass der Service von der Bürgerschaft nicht angenommen wurde. Obwohl die Verwaltung das Produkt im Bereich Standesamt und für die Kindergartenanmeldung beworben hatte, fanden keine Videochats statt. „Dieses Thema hat sehr große Zukunftschancen“, meint Martina Fehrlen trotzdem. Besonders wenn Prozesse auch komplett digital erledigt werden können und Bürgerinnen und Bürger nicht mehr für eine Unterschrift ins Rathaus kommen müssen.

„Ich war überrascht, dass das nicht stärker nachgefragt wurde“, sagt Martina Fehrlen. Gerade bei Eltern von Kindergartenkindern, für die es oftmals schwierig ist, ihren Tagesablauf zu unterbrechen, um ins Rathaus zu kommen, habe sie damit gerechnet, dass ein virtuelles Beratungsgespräch ihnen entgegenkommen würde. „Die Mitarbeiter waren sehr motiviert, aber der Bürgerwunsch ist noch ein anderer“, meint sie und betont: Auch für Seniorinnen und Senioren, die oftmals mobilitätseingeschränkt sind, böten die digitalen Dienstleistungen im Rathaus viele Vorteile.

Verwaltung findet Produkt nützlich

„Der Bürger hat immer noch ein Stück weit die jahrzehntelange Tradition abgespeichert, wenn ich ins Rathaus komme, dann muss ich persönlich vorsprechen“, vermutet der Winterbacher Bürgermeister Sven Müller. Durch einfach nutzbare Systeme müsse hier erst einmal ein Umdenken stattfinden, damit die digitalen Dienstleistungen auch angenommen werden könnten.

In Winterbach fanden im Projektzeitraum laut Sven Müller maximal zehn Beratungsgespräche mit Bürgerinnen und Bürgern per Video statt. Die Verwaltung habe das Produkt aber sehr nützlich gefunden, um sich untereinander auszutauschen, Dokumente zu teilen und mit anderen Ämtern abzusprechen. Auch eine Wahlhelfer-Schulung wurde damit durchgeführt.

Reallabor Winterbach

„Wir haben das Reallabor vor Ort in Winterbach gestellt“, sagt Sven Müller. Besonders gut an dem Produkt der Netze BW findet er, dass damit im Gegensatz zu anderen Anbietern die strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden können, an die Gemeindeverwaltungen sich halten müssen. Beratungsgespräche in den Bereichen Kindergarten oder Standesamt konnten so „hervorragend“ abgewickelt werden.

„Aber bei Unterschriften oder der Anmeldung zur Eheschließung hörte es schon auf“, zeigt Sven Müller noch die Probleme in der Pilotphase auf. „Der Idealfall wäre, wenn wir den Arbeitsprozess, den man im Rathaus hat, komplett digital abbilden könnten.“ Er hoffe, dass das Produkt zukünftig dazu fähig sei.

„Unser großes Ziel war es, über Pilotprojekte relevante Anwendungsfälle und Herausforderungen, die damit verbunden sind, kennenzulernen“, sagt Stefan Kurock, bei der Netze BW Manager für Produktinnovationen, Sonderprojekte und Marketing. Für das Unternehmen sei die Pilotphase also erfolgreich gewesen. Das neue Produkt, das inzwischen den Namen „Davisio“ bekommen hat, soll nun schrittweise vertrieben werden.

Rechtsverbindliche Unterschrift fehlt noch

Gerade daran, eine rechtsverbindliche Unterschrift zu ermöglichen, arbeite man. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur sei inzwischen möglich, damit könnten zum Beispiel Kindergartenanträge komplett digital gestellt werden - und auch um einen Arbeitsvertrag zu unterschreiben, reiche sie aus. Dieses Jahr will es das Unternehmen schaffen, auch noch eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur einzubauen, die sogar für Dokumente gelten würde, die Menschen normalerweise persönlich vor Ort unterschreiben müssen, zum Beispiel die Beantragung eines Personalausweises.

„Wir haben gemerkt, dass es um mehr als nur Software geht“, sagt Stefan Kurock. „Es geht auch um die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft und beim Bürger.“ So habe die Netze BW nun Marketing-Pakete entwickelt, um den Gemeinden, die „Davisio“ erwerben, dabei zu helfen, die neuen Online-Dienstleistungen zu bewerben, und Formate geschaffen, um im Vorfeld die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Veränderungsprozess fit zu machen.

Obwohl sowohl Martina Fehrlen als auch Sven Müller das Produkt der Netze BW für gut befunden haben, wollen beide Kommunen „Davisio“ nun, da das Produkt tatsächlich kostenpflichtig vertrieben wird, nicht erwerben. Warum?

„Davisio“ rechnet sich noch nicht

„Wir haben von Herr Kurock ein Angebot bekommen“, sagt Sven Müller. Damit, gleich einzusteigen, tue sich Winterbach mit dem aktuellen Preis aber schwer. Zudem müsse die Kommune erst einmal in einem verwandten IT-Bereich große Anstrengungen aufwenden. Das Online-Zugangsgesetz erfordere es, dass bis Ende dieses Jahres einige Rathaus-Dienstleistungen zwingend digital angeboten werden müssen. Diese Aufgabe müsse die Kommune nun erst einmal priorisiert bearbeiten.

„Wir beobachten die Entwicklung und bleiben gerne in Kontakt mit Herrn Kurock“, sagt Martina Fehrlen auf die Frage, warum ihre Gemeinde „Davisio“ nicht kaufen möchte. „Dafür, dass es so wenig angenommen wurde, ist es uns zu teuer.“

Der Preis für „Davisio“ ist von Kommune zu Kommune unterschiedlich, sagt Stefan Kurock. Bei der Berechnung komme es auf die Größe der Kommune an und darauf, welche Dienstleistungen des Produktes sie in Anspruch nehmen möchte. „Es geht bei 350 Euro im Monat los“, sagt er. „Bei größeren Gemeinden mit vielen Anwendern wird es entsprechend mehr sein.“ Konkrete Namen kann der Netze-BW-Angestellte nicht verraten, aber: Interessenten gebe es bereits, auch ein Landratsamt sei dabei.

Den Personalausweis oder Reisepass beantragen, Kindergartenplätze für die Kleinen organisieren oder einen neuen Wohnort anmelden – es gibt viele Gründe, warum Menschen im Laufe ihres Lebens ins Rathaus müssen. Oft kollidieren die Öffnungszeiten dabei mit den eigenen Arbeitszeiten oder dem hektischen Alltag, aber das persönliche Erscheinen im Rathaus war für die meisten Erledigungen trotzdem verpflichtend. Das könnte sich in Zukunft ändern – allerdings dauert es bis dahin wohl noch eine

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