Rems-Murr-Kreis

Wichtige Dokumente sind zerstört oder verloren – und dann?

Dokumente
Kopien von wichtigen Unterlagen bewahrt man am besten an einem Ort außerhalb der Wohnung auf. © Benjamin Büttner

Was tun, wenn Versicherungsunterlagen partout nicht auffindbar sind oder noch viel schlimmer ein Brand oder Hochwasser höchst wichtige Dokumente zerstört? Gehen dann Ansprüche verloren? Was ist mit der Rente? Angesichts der Schreckensbilder aus Ahrweiler stellen sich auch solche Fragen.

Zwar werden die meisten rentenrechtlichen Zeiten der Deutschen Rentenversicherung automatisch gemeldet. Doch sollte ein Rentenkonto noch Lücken aufweisen, kann der Verlust von Unterlagen tatsächlich ungute Folgen haben. Auf der Grundlage des Rentenkontos wird später die Rente errechnet. Im besten Fall sind lückenlos sämtliche Schul-, Ausbildungs-, Berufs- und Kindererziehungszeiten in diesem Konto gespeichert, ferner auch Zeiten, die eine Person für die Pflege von Angehörigen aufgebracht hat.

Um Lücken in diesem Konto zu schließen, wird die Rentenversicherung Nachweise und Unterlagen verlangen. Sind diese verloren, müssen Betroffene viel Aufwand betreiben, um all die Dokumente heranzuschaffen. Um beispielsweise Zeiten für Schul- und Berufsausbildungen nachzuweisen, sind Dokumente wie Zeugnisse, Studienbücher, Abschlussurkunden oder Lehrverträge erforderlich, so eine Sprecherin der Deutschen Rentenversicherung in Berlin auf Nachfrage. Sollten nun – aus welchen Gründen auch immer – Unterlagen vernichtet worden oder nicht mehr auffindbar sein, können Versicherte entsprechende Bescheinigungen beispielsweise von früheren Arbeitgebern oder ihrer Krankenkasse, von Schulbehörden, Studieneinrichtungen oder von Arbeitsagenturen (für Zeiten der Arbeitslosigkeit oder der Umschulung) anfordern, so die Sprecherin weiter. Nötig wird das natürlich nur, sofern noch nicht alle Zeiten im Versicherungsverlauf gespeichert sind, weshalb man bei Verlust von Unterlagen vorab mit dem Rentenversicherungsträger Kontakt aufnehmen und die individuelle Situation abklären sollte.

Dokumente einscannen und extern speichern

Wie sieht’s mit Versicherungsunterlagen aus? Sind sie verloren, „kommt man wieder dran“, macht ein Sprecher des Gesamtverbands der deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) Hoffnung, zumal natürlich alle Unterlagen auch bei den Versicherungen selbst gespeichert sind. Selbst wenn die Original-Police weg ist, „besteht der Versicherungsschutz. Da dürfte es keine Probleme geben“, so der Sprecher – aber: Wer alle wichtigen Unterlagen einscannt oder kopiert, die Dokumente extern speichert und den Stick oder die Kopien an einem anderen Ort als in der eigenen Wohnung lagert, wird im Fall der Fälle unendlich froh über diese weise Entscheidung sein.

Vermutlich bereiten sich die wenigsten akribisch auf Katastrophen vor. Die Verbraucherzentrale hat eine Reihe von nützlichen Tipps parat, speziell verlorene Versicherungsunterlagen betreffend: Wer seine Angelegenheiten stets über eine bestimmte Versicherungsvertretung abgewickelt hat, wende sich am besten dorthin und bitte um Kopien aller Verträge. Wer nicht mehr weiß, wo er oder sie überall Versicherungen abgeschlossen hat, muss nicht verzweifeln: In den Kontoauszügen der Bank sind im Verwendungszweck der entsprechenden Abbuchungen Vertragsdaten vermerkt. An ältere Kontoauszüge kommen Kund/-innen über ihr Kreditinstitut auch dann heran, wenn sie ihre Bankgeschäfte nicht online abwickeln.

Tipp: Dokumentenmappe anlegen

Menschen gehen aus gutem Grund davon aus, dass sie von schlimmen Ereignissen nie betroffen sein werden – andernfalls würde man ständig in Angst leben. Trotzdem macht es Sinn – was jeder weiß und fast jeder dennoch verdrängt –, ein paar Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) versorgt Bürger/-innen mit Tipps und Listen und Ratgebern. Dort heißt es unterm Stichpunkt „Dokumentensicherung vorbereiten“ in der Checkliste:

  • Haben Sie festgelegt, welche Dokumente unbedingt erforderlich sind?
  • Sind Ihre Unterlagen zweckmäßig geordnet?
  • Sind von wichtigen Dokumenten Kopien vorhanden und sind diese gegebenenfalls beglaubigt?
  • Haben Sie eine Dokumentenmappe angelegt?
  • Sind Dokumentenmappe oder wichtige Dokumente griffbereit?

Was genau in die Dokumentenmappe gehört, hängt von den persönlichen Lebensumständen ab. Sinn und Zweck einer solchen Mappe ist, dass sie fix und fertig und griffbereit an einem Ort lagert, den alle Familienmitglieder kennen. Im Fall der Fälle greift man die Mappe, sofern das noch gefahrlos möglich ist – und verschwindet vom Gefahrenort. Unabhängig davon macht es zusätzlich Sinn, „Kopien wichtiger Dokumente digital zu sichern oder an anderer Stelle zu hinterlegen, beispielsweise bei Verwandten, Freunden, einem Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach“, heißt es weiter beim BBK. Denn nicht alle Papiere lassen sich wieder beschaffen. Etwa für Arbeitszeugnisse und andere Qualifizierungsnachweise wie beispielsweise Teilnahmebescheinigungen gelten kürzere Aufbewahrungsfristen als für Abschlusszeugnisse, darauf weist das BBK hin.

In die Dokumentenmappe könnten einer weiteren Checkliste des BBK zufolge diese Papiere gehören:

  • Familienurkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden sowie das Stammbuch im Original
  • Im Original oder als beglaubigte Kopie: Kontoverträge, Versicherungspolicen, Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Einkommenssteuerbescheide
  • Qualifizierungsnachweise wie Zeugnisse und Nachweise über Zusatzqualifikationen
  • Testament, Patientenverfügung und Vollmacht
  • Als einfache Kopie: Personalausweis, Reisepass, Führerschein und Fahrzeugpapiere, Impfpass und Grundbuchauszüge

Was tun, wenn Versicherungsunterlagen partout nicht auffindbar sind oder noch viel schlimmer ein Brand oder Hochwasser höchst wichtige Dokumente zerstört? Gehen dann Ansprüche verloren? Was ist mit der Rente? Angesichts der Schreckensbilder aus Ahrweiler stellen sich auch solche Fragen.

Zwar werden die meisten rentenrechtlichen Zeiten der Deutschen Rentenversicherung automatisch gemeldet. Doch sollte ein Rentenkonto noch Lücken aufweisen, kann der Verlust von Unterlagen tatsächlich

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