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Vereinsarbeit wird noch schwieriger

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Müssen Vereine künftig die Gesichter von Zuschauern in ihren Vereinsheften unkenntlich machen? Die Datenschutzgrundverordnung bringt einige Probleme mit sich, dieses allerdings dann doch nicht. © Ralph Steinemann Pressefoto / Ar

Die Datenschutzgrundverordnung macht den Sportvereinen eine Menge Arbeit. „Fast rund um die Uhr“ seien beim VfL Waiblingen Personen damit beschäftigt, „praktikable Lösungen zu finden“, sagt beispielsweise Geschäftsführer Jochen Griesmeier. Mit seiner Klage steht er nicht allein da.

Antworten zu den wichtigsten Fragen zum Thema Sportvereine und Datenschutzgrundverordnung gibt es hier.

So musste beim VfL erst ein qualifizierter Datenschutzbeauftragter gefunden werden. Doch insgesamt werden die neuen Vorschriften als Chance betrachtet, die Kommunikation des Vereins auf den neuesten Stand zu bringen.

Jochen Griesmeier schaut derzeit die Post an den VfL mit einem eher unguten Gefühl durch. Könnte da das Schreiben eines Abmahnvereins darunter sein? „Diese Gefahr ist für mich das größte Problem bei der Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung“, stellt er fest. Der Verein könnte „Zielscheibe für Personen werden, die uns nicht wohlgesonnen sind.“ Er denkt dabei insbesondere an Juristen, „die damit versuchen, ein Geschäft zu machen.“

Sportvereine fangen beim Datenschutz nicht bei Null an

Dass es nun EU-weit einheitliche Datenschutzvorschriften gibt, die die Rechte des Einzelnen stärken, hält Griesmeier für generell in Ordnung, „auch wenn sie bei uns derzeit in erster Linie als Verwaltungsmonster wahrgenommen werden.“ Den Aufwand begreift er „gleichzeitig als Chance, die Marke VfL um die Facette qualifizierter Datenschutz und modernes Vereinsmanagement zu erweitern.“ Das gilt insbesondere für Kommunikation und Datensicherheit.

Die Sportvereine fangen beim Datenschutz nicht bei Null an – insbesondere, wenn es die Vereinsjugend betrifft. Nach der neuen DSGVO sind bei Kindern und Jugendlichen unter 16 Jahren nun grundsätzlich die Eltern für die Freigabe von Daten zuständig. Claudia Brähler von der SV Winnenden sagt: „Wir haben dieses Thema bereits in der Vergangenheit sehr streng gehandhabt.“ Im Aufnahmeantrag oder bei der Anmeldung zu einem Jugendcamp sei das Einverständnis der Eltern Voraussetzung.

Viel Unsicherheit und enormer Handlungsbedarf

Wilfried Steiner vom Vorstand des VfL Winterbach sagt, dass „noch ein enormer Handlungsbedarf besteht“, Abteilungs- und Übungsleiter sowie Betreuer im Umgang mit den Daten, auf die sie Zugriff haben, zu sensibilisieren. Die Hauptamtlichen seien längst zum Datenschutz verpflichtet.

Insgesamt herrscht in diesem Punkt Unsicherheit, ob eine generelle Einverständniserklärung ausreicht oder jedes Mal neu gefragt werden muss, ob der Verein Daten beispielsweise an den Verband weitergeben darf. Benjamin Wahl von der SG Schorndorf sagt, der Vorstand habe „noch keine finale Idee“, wie das Problem zu lösen sei. Nicht zu bewältigen wäre der Aufwand, fortlaufend Einverständnisse einholen zu müssen.

Größere Vereine brauchen einen Datenschutzbeauftragten

Hilfreich sind fachkundige Datenschutzbeauftragte. Die EU-Verordnung schreibt vor: Ein Verein muss einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens zehn Personen „mit der regelmäßigen und systematischen Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind“.

Das dürfte in den meisten größeren Vereinen der Fall sein. Die SG Schorndorf hat einen externen Datenbeauftragten gefunden, der ehrenamtlich zuarbeitet. Dieser sei „absoluter Profi in diesem Bereich“, freut sich Wahl. Aber auch er habe sich in die Materie erst eingearbeitet.

Umfangreiche und komplexe Abläufe

Die SV Winnenden hat ebenfalls eine Datenschutzbeauftragte gefunden, die schon ein zweitägiges Seminar beim Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) besucht hat. Gleiches gilt für den VfL Waiblingen. Griesmeier weiß aber, dass eine Person nicht ausreicht. Daher werde derzeit ein Team aufgebaut, „um die unglaublich umfangreichen und komplexen Abläufe im Verein neu zu ordnen“.

Dagegen sagt der Winterbacher Vorsitzende Steiner: „Die Suche nach einem Datenschutzbeauftragten haben wir zurückgestellt.“ Nach seiner Kenntnis ist aktuell die Mailadresse datenschutzbeauftragter@vfl-winterbach.de ausreichend. „Damit erreichen Anfragen oder Hinweise an den Datenschutzbeauftragten den Verein und können bearbeitet werden“, so Steiner. „Außerdem haben wir mehr Zeit die Rechtslage eindeutig zu erfassen und dann jemand Geeigneten zu suchen.“

Vereine bemängeln: Wenig Unterstützung vom Verband

Die Unterstützung der Verbände wird von den befragten Vereinen als eher weniger intensiv beschrieben. Vom WLSB habe es widersprüchliche Aussagen gegeben, sagt Steiner. Griesmeier rügt, dass „von Verbandsseite Informationen und praktikable Arbeitsvorlagen erst sehr spät zur Verfügung standen und wir somit lange Zeit schlecht auf das Thema vorbereitet waren“.

Internetauftritt musste angepasst werden

Ihren Internetauftritt und den Newsletter, sofern es einen gibt, haben die angefragten Sportvereine weitgehend den neuen Vorschriften angepasst. Zudem wurde oder wird die Gelegenheit genutzt, die Informationskanäle zu modernisieren. Der VfL hat einen neuen Auftritt, der den Sicherheitsanforderungen entspricht. Die SG Schorndorf hat ihre Seiten bearbeitet. Viel Arbeit sei das gewesen, da die Abteilungen ihre Webseiten zum Teil selbst verwalten, so Benjamin Wahl. Ohne Hauptamt wäre nach seiner Überzeugung „die Umsetzung der DSGVO bei einem Verein der Größe der SG Schorndorf nahezu nicht machbar gewesen“. Auch die Hauptamtlichen der anderen Vereine haben zahlreiche Arbeitstage in diese Aufgabe investiert.

Wahl: Die Umsetzung wäre Schritt für Schritt sinnvoller gewesen

Hat es sich gelohnt? Das Fazit von Wahl lautet so: „Der Schutz von personenbezogenen Daten ist sicherlich wichtig – auch Daten der Vereinsmitglieder. Nur die Umsetzung wäre Schritt für Schritt für alle sinnvoller gewesen.“

Brähler hingegen stellt fest: „Da wir schon bisher das Thema sehr ernst genommen haben, werden wir auch dieses bürokratische Monstrum meistern.“ Steiner betrachtet das nicht ganz so optimistisch: Datenschutz sei für Vereinsmitglieder ohne Frage wichtig. Die DSGVO nehme jedoch „keine Rücksicht auf die Bedingungen ehrenamtlich geführter Vereine“. Sie mache „Vereinsarbeit noch schwerer und unattraktiver“.


Das Beispiel SG Weinstadt

Die SG Weinstadt nutzt ihre Homepage dazu, das Einverständnis ihre Mitglieder zur Veröffentlichung von Fotos im Internet zu bekommen. Unter www.sg-weinstadt.de/einverstaendniserklaerung findet sich unter dem etwas sperrigen Titel „Einwilligung zur Verwendung von Personneabbildungen“ ein Formular. Die SG nutzt dazu einen Beispieltext des Datenschutzbeauftragten.

„Die SG Weinstadt weist hiermit darauf hin, dass ausreichende technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen wurden. Dennoch kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Mitgliederdaten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden. Daher nimmt das Vereinsmitglied die Risiken für eine eventuelle Persönlichkeitsverletzung zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass:

– die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.

– die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht garantiert ist.

Das Vereinsmitglied trifft diese Entscheidung zur Veröffentlichung seiner Daten im Internet freiwillig und kann seine Einwilligung gegenüber dem Vereinsvorstand jederzeit widerrufen.

Meine Einwilligung ist bei Einzelabbildungen jederzeit für die Zukunft widerruflich. Bei Mehrpersonenabbildungen ist die Einwilligung unwiderruflich, sofern nicht eine Interessenabwägung eindeutig zu meinen Gunsten ausfällt."

Erklärung:

Ich bestätige, das Vorstehende zur Kenntnis genommen zu haben, und willige ein, dass der Verein SG Weinstadt und seine Abteilungen folgende Daten zu meiner Person:

Freiwillige Angaben (bei Einwilligung bitte jeweils ankreuzen): Vorname, Nachname, Geschlecht, Fotos
wie angegeben auf den Internetseiten des Vereins SG Weinstadt e.V. (Homepage, Facebook, Instagram) sowie den gedruckten Publikationen (z.B. Hallenheft und Spieltagsflyer) und seiner Abteilungen zum Zweck der Berichterstattung über das Vereinsleben verwenden darf.

Die Einräumung der Rechte erfolgt ohne Vergütung und umfasst das Recht zur Bearbeitung, soweit die Bearbeitung nicht entstellend ist.
Im Falle eines Widerrufs dürfen entsprechende Einzelabbildungen zukünftig nicht mehr für die oben genannten Zwecke verwendet werden und sind unverzüglich aus den entsprechenden Veröffentlichungen zu löschen.“